Collega Onthaal & Praktijksecretariaat (60% – 100%)

Een gezonde huid is onze passie. Delen we deze passie?

Vind je het fijn om mensen zich goed te laten voelen? En ontzorg je de praktijk graag van alle administratieve taken? Dan match jij misschien wel met ons team!

Onze collega onthaal is het gezicht en aanspreekpunt van de praktijk. De balie en wachtzaal is volledig jouw domein. Je laat onze patiënten welkom voelen, organiseert en plant alle afspraken, en assisteert Dr. Hannah Aerts. Jij zorgt voor een hartelijke sfeer en een vlotte organisatie van de agenda.

Je neemt de flow van de dagelijkse werking in handen:

• Je beantwoordt alle inkomende oproepen. Onze patiënten kunnen bij jou terecht met al hun vragen: afspraken, behandelingsinformatie, bestellingen, … De afspraken plan je efficiënt in en jij beheert de praktijkagenda.
• Je bent het eerste contact voor onze patiënt. Je begeleidt hem/haar tijdens het verloop van het consult. Je laat hen zich thuis voelen, ondersteunt hen met nodige informatie en zorgt dat iedereen tevreden de praktijk verlaat. De afrekening van de consulten en producten is eveneens bij jou in goede handen.
• Je bent de rechterhand van Dr. Hannah Aerts waarbij je ook het zakelijke aspect van de praktijk op je neemt. Je beheert de kassa, beantwoordt de mailings, staat in voor de media, plaatst bestellingen, maakt de postpakketten klaar, staat in voor een accuraat financieel beheer en je bent onze problem solver als we (technische) problemen ervaren.

Voel jij de connectie met ons team?

We vormen samen een hecht team en bouwen dagelijks naadloos verder op mekaar. Samen met de huidexperten ondersteun jij Dr. Hannah, esthetisch arts. Jij zorgt er mee voor dat alles administratief en logistiek vlot en fijn verloopt.

Hoe ziet jouw dag eruit?

Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega die bij voorkeur voltijds bij ons aan de slag wil, waarbij je naast het onthaal ook instaat voor de backoffice-administratie en andere praktijktaken. Een deeltijdse tewerkstelling van minstens 60% is eveneens bespreekbaar, afhankelijk van je beschikbaarheid en de taken die je binnen de praktijk kan opnemen.

De dag starten we op om 8u30. Maandag en donderdag zijn steeds zeer drukke dagen en werk je tot 19u. Dinsdag werken we een halve dag (tot 13u). Op woensdag en vrijdag sluiten we af om 17u.

Herken jij je hierin?

• Wij zijn experten in ons vak en kijken dan ook uit naar iemand die bevlogen is door alles wat skin & care behelst.
• Je communiceert vlot en professioneel, handelt empathisch en krijgt energie van contacten met mensen.
• Je kan focus houden op drukke momenten. Aan het onthaal is multitasken namelijk een dagelijks gegeven. Je schakelt vlot en met een glimlach tussen telefonie, onthaal, afrekenen, en het informeren van onze patiënten.
• Je hebt ervaring met agendaplanning. Ervaring met administratieve taken zoals stockbeheer, bestellingen, communicatiebeheer (website, instagram) is een bijkomend pluspunt.
• Je beheerst MacOS en Microsoft Office en kan vlot overweg met nieuwe softwareprogramma’s.
• Mensen zich goed laten voelen, en de praktijk ontzorgen van alle administratieve taken is wat jou gelukkig maakt.
• Efficiëntie is wat je drijft. We zijn een klein team dus hoe vlotter jij de zaken kan organiseren, hoe gelukkiger we er allen van worden.
• Flexibiliteit is key. We springen voor mekaar in en blijven langer als het nodig is, want na de rush van de dag willen we met een voldaan en gerust gevoel kunnen afsluiten.

Verschijnt er bij het lezen van deze vacature een glimlach op jouw gezicht?

Stuur jouw cv met foto naar selectie@praktijkmanagement.be. Jouw kandidatuur wordt behandeld door Mieke Muys, extern praktijkadviseur.